Um rolete de carga falha. Sua máquina para. Você abre uma reclamação de garantia, mas o fornecedor pede que você pague o frete. É uma situação frustrante que vejo com frequência.
Em meus 20 anos na Dingtai, já vi de tudo. Normalmente, a garantia cobre a peça, mas não os custos de envio, a menos que escrevamos isso explicitamente no contrato. Você deve esperar pagar pelo frete, a menos que seu fornecedor declare claramente o contrário.
Este custo oculto causa grandes disputas. Como um gerente de compras como o David, você precisa de clareza antes de comprar. Vamos detalhar as perguntas comuns que ouço dos clientes sobre o frete em garantias, começando pelas mais urgentes.
Devo esperar que o fornecedor cubra o custo do frete aéreo para peças de reposição urgentes?
Sua escavadeira está parada, custando 2.000 dólares por dia. Você precisa dessa peça agora via frete aéreo. Mas quem paga essa conta enorme? Este é um grande ponto de dor para muitos compradores.
Pela minha experiência, quase nenhuma garantia padrão cobre o envio expedido (frete aéreo). Os fornecedores geralmente cobrem apenas o frete padrão marítimo ou terrestre, se é que cobrem o frete. Se você precisar de rapidez, quase certamente pagará o custo extra do seu próprio bolso.
O frete aéreo é extremamente caro para peças pesadas de material rodante. Um fornecedor pode pagar 200 dólares pelo frete marítimo, mas 2.000 pelo aéreo. Eles simplesmente não absorverão esse custo alto.
Tive um cliente nos EUA, David, que enfrentou exatamente esse problema. Sua máquina estava ociosa e ele exigiu que enviássemos por via aérea uma roda motriz de reposição. Nossa política padrão, como a maioria na China, cobre o frete padrão se for um defeito de qualidade confirmado. Ela não cobre a urgência.
Tivemos que dizer a ele a dura verdade: podemos enviar por mar (que leva 40 dias) sob os termos da garantia, ou você pode pagar o frete aéreo para receber em 5 dias.
Ele ficou muito chateado. Valorizamos nosso relacionamento, então chegamos a um meio-termo. Ele concordou em pagar a diferença entre o nosso custo de frete marítimo padrão e o custo do frete aéreo. Isso pareceu justo para ambos os lados.
Por que os fornecedores resistem a pagar pelo frete aéreo
Existem razões claras pelas quais fornecedores como eu resistem a pagar pelo envio aéreo de emergência:
- Custo Elevado: O custo do frete aéreo pode facilmente apagar toda a margem de lucro da venda original.
- Mau Precedente: Se fizermos isso para um cliente, teremos que fazer para todos. Torna-se uma prática de negócio insustentável 1.
- Complexidade Logística: O frete aéreo para peças industriais pesadas e volumosas requer manuseio e documentação especial 2, o que é um serviço extra.
Suas opções para peças urgentes
Quando sua máquina está parada, você tem algumas opções:
- Pagar o custo total: Se o custo do seu tempo de inatividade for maior que o frete aéreo, faz sentido comercial 3 apenas pagar por ele.
- Negociar a diferença: Foi o que fiz com o David. Peça ao fornecedor para cobrir o custo de envio padrão deles e você paga o restante.
- Usar seu próprio agente de carga: Às vezes, seu próprio parceiro logístico pode conseguir uma tarifa melhor 4 do que a do fornecedor.
Também alerto meus clientes sobre o reembolso. Alguns fornecedores podem dizer que vão cobrir, mas querem dizer que você paga adiantado e eles reembolsam em 30 a 60 dias. Isso pode realmente prejudicar seu fluxo de caixa 5. Sempre pergunte: Você paga a transportadora diretamente ou eu tenho que pagar e esperar pelo reembolso?
Frete Aéreo vs. Frete Marítimo (Exemplo de Custo)
| Característica | Frete Marítimo Padrão | Frete Aéreo Expedido |
|---|---|---|
| Exemplo de Custo (Rolete de 100kg) | 150 dólares | 1.200 dólares |
| Tempo de Trânsito (China para o Brasil) | 35-50 Dias | 7-10 Dias |
| Quem Geralmente Paga (Garantia) | Fornecedor (se coberto) ou Comprador | Comprador (ou Comprador paga a diferença de 1.050 dólares) |
| Ideal Para | Pedidos de estoque, reposições não urgentes | Emergência, situações de alto custo de parada |
Posso negociar este ponto e tê-lo claramente declarado em nosso contrato de fornecimento?
Você está cansado de discutir sobre custos de envio após uma peça falhar. Você se sente preso por termos de garantia vagos. Existe uma maneira simples de evitar essa briga todas as vezes.
Com certeza. Como fabricante, eu quero que você negocie isso. Você deve obter os termos de frete definidos 6 no Contrato de Compra ou contrato de fornecimento. Se não estiver por escrito, não existe. Isso protege a ambos de disputas futuras.
Esta é a coisa mais importante que você pode fazer. Um bom comprador como o David Miller sabe que a fase de contrato é onde você ganha dinheiro e se salva de dores de cabeça futuras.
Lembro-me de um novo cliente da América do Sul. Enviamos as peças e uma corrente de esteira apresentou defeito. Ele me ligou muito bravo, exigindo que pagássemos os 1.000 dólares de frete aéreo. Verifiquei nosso contrato. Ele dizia apenas que forneceríamos uma peça de reposição. Não dizia nada sobre frete.
Discutimos por uma semana. Finalmente concordamos em dividir o custo em 50/50, apenas para manter o relacionamento. Mas aprendi uma lição: agora insisto que esclareçamos isso com todos os novos clientes.
Termos de envio cruciais para definir em seu contrato
Ao redigir o acordo, seja específico.
- 1. Responsabilidade pelo Frete (Entrada): Quem paga para enviar a peça defeituosa de volta à fábrica para inspeção? (Muitas vezes, este é o custo do comprador).
- 2. Responsabilidade pelo Frete (Saída): Quem paga para enviar a nova peça de reposição para você?
- 3. Método de Envio: A garantia cobre apenas frete terrestre/marítimo padrão? Se sim, declare claramente que custos de frete expedido ou aéreo são de responsabilidade do comprador.
- 4. Localização (Incoterms): Esta é uma grande armadilha. Frete grátis significa FOB (Free on Board) Shanghai, onde o fornecedor só paga para levar a peça até o porto chinês? Ou significa DAP (Delivered at Place), onde eles pagam para chegar ao seu armazém (mas você paga a alfândega)?
Tive um cliente que confundiu CIF (Cost, Insurance, Freight) com DDP. Ele ficou chocado quando recebeu uma conta de taxas alfandegárias e transporte terrestre interno. Ele disse: Mas você disse que pagaria o frete! Tive que explicar que o CIF cobre apenas o frete até o porto do país dele. Ele teve que pagar por tudo depois disso.
Nem todos os fornecedores são iguais
As políticas variam muito. Já vi algumas grandes marcas oferecerem envio de garantia DDP 7 para seus melhores distribuidores. Faz parte do preço premium deles. Mas outras fábricas cobrirão apenas o envio doméstico (ex: até o porto na China). Como comprador internacional, essa política é inútil para você. Você deve perguntar: Qual é a sua política para envio de garantia internacional?
Incoterms comuns para peças em garantia
| Incoterm | Fornecedor Paga Por | Comprador Paga Por | Nota da Linda |
|---|---|---|---|
| EXW (Ex Works) | Nada. Peça na porta da fábrica. | Todo o frete, alfândega e risco. | Nunca aceite isso para garantia. |
| FOB (Free on Board) | Levar a peça ao porto de origem (ex: Shanghai). | Frete marítimo, seguro, alfândega, transporte interno. | Muito comum, mas você ainda paga muito. |
| CIF (Cost, Ins., Freight) | FOB + Frete marítimo e seguro. | Taxas portuárias, alfândega, transporte interno. | Esta é a armadilha do custo oculto. |
| DAP (Delivered at Place) | Envio até o seu endereço. | Todas as taxas alfandegárias e impostos. | Isto é muito melhor. |
| DDP (Delivered Duty Paid) | Tudo. A peça chega à sua porta. | Nada. | Este é o melhor para você, mas raro. |
Importa quem foi o culpado pela falha da peça original?
Seu rolete de esteira quebrou. O fornecedor diz que seu operador abusou da máquina e a garantia está anulada. Você está preso com a conta. Como provar que a culpa foi deles?
Sim, a culpa é tudo. Se a falha for devido a um defeito de fabricação 8, nossa garantia cobre. Mas se for devido a instalação inadequada, má manutenção ou abuso, a garantia é anulada. Esta distinção determina quem paga pela peça e pelo envio.
Esta é a disputa mais comum e difícil em nosso negócio. Como fabricante, nós (Dingtai) temos um controle de qualidade rigoroso 9 (ISO9001, inspeção 100%). Garantimos nossos produtos. Mas também sabemos que as peças do material rodante vivem em um ambiente brutal.
Tive um caso que nunca esquecerei. Um cliente de mineração na Austrália disse que nossos roletes estavam falhando precocemente. Ele exigiu 20 novos roletes mais frete aéreo. Ele estava furioso. Nossos engenheiros pediram fotos. Vimos que os roletes estavam cobertos de concreto seco e lama. As vedações falharam porque o material abrasivo não estava sendo limpo.
Como determinamos a culpa (O processo de inspeção)
Quando você reclama de um defeito, nós (o fornecedor) quase sempre pediremos:
- Fotos nítidas: Precisamos ver o ponto de falha, o número da peça e as peças ao redor.
- Condições de operação: Qual material a máquina está escavando? Qual é o ambiente (lama, rocha, areia)?
- Registros de manutenção: Quando o material rodante foi limpo ou inspecionado pela última vez?
- Devolução da peça: Para reclamações sérias, pediremos que você envie a peça de volta ao nosso laboratório na China (muitas vezes com seu custo inicial) para uma análise metalúrgica completa.
Meu cliente na Austrália insistiu que era nossa qualidade. Eu insisti que era a manutenção dele. Estávamos travados. Ele disse: Não vou pagar para enviar 20 roletes quebrados para a China só para você me culpar!
Sugeri um compromisso: Consiga um laboratório de testes local e independente para analisar a falha. Ele conseguiu. O relatório do laboratório voltou: Falha na vedação devido ao acúmulo extremo de material abrasivo. Isso provou que era um problema operacional, não um defeito de fabricação. A reclamação de garantia foi negada. Ele não ficou feliz, mas respeitou o fato de termos usado um terceiro para provar.
Às vezes, a culpa é pequena, mas a peça é grande. Já vi fornecedores que substituem um pequeno parafuso que falhou e pagam o frete aéreo porque é barato. Mas quando uma sapata de esteira de 300kg falha, eles lutam muito, porque o custo de envio é enorme. Isso não é justo, mas acontece. Um defeito deve ser um defeito, independentemente do tamanho.
Razões comuns para uma reclamação de garantia ser negada
- Instalação inadequada: Uso de ferramentas erradas, torque incorreto.
- Falta de manutenção: Não limpar as esteiras, não verificar a tensão.
- Aplicação incorreta: Usar uma máquina padrão em uma pedreira de rocha de serviço extremo.
- Acidente ou abuso: Erro do operador, colisão com obstáculos.
A culpa determina a responsabilidade
| Cenário | Quem é o Culpado? | Quem Paga pela Peça? | Quem Paga pelo Frete? |
|---|---|---|---|
| Defeito de Fabricação | Fornecedor (Dingtai) | Fornecedor | Conforme contrato (Negociável) |
| Erro de Instalação | Comprador / Mecânico | Comprador | Comprador |
| Manutenção Inadequada | Comprador / Operador | Comprador | Comprador |
| Dano no Transporte | Transportadora | Transportadora (Seguro) | Transportadora (Seguro) |
E quanto aos impostos e taxas alfandegárias para a peça de reposição?
Sua peça de reposição grátis chega. Então você recebe uma conta da alfândega de 25-60% de impostos e taxas. Esta é uma surpresa desagradável que muitos compradores, mesmo os experientes, esquecem de perguntar.
A menos que você tenha negociado um termo DDP (Delivered Duty Paid), você (o comprador) é quase sempre responsável por todos os impostos e taxas de importação. Como fornecedor, não posso controlar ou pagar os impostos locais do seu país. Este custo é separado do frete.
Esta é a armadilha da última milha. Já vi isso acontecer tantas vezes. Concordamos em enviar uma peça em garantia. Pagamos pelo CIF (Cost, Insurance, Freight) até o porto de destino. Nossa parte do trato está feita.
Então recebo uma ligação furiosa do cliente. Linda, as peças estão presas no porto! A DHL está pedindo 500 dólares em impostos de importação!
Tenho que explicar gentilmente que frete (o que eu paguei) e impostos (o que o governo dele cobra) são duas coisas diferentes. Impostos de importação, ICMS ou tarifas 10 são definidos pelo país do comprador. Nós, como exportadores chineses, não temos meios legais para pagá-los.
Como lidar com importações de peças em garantia
Você não está indefeso. Veja como lidar com essa situação corretamente.
- 1. Verifique seu Incoterm: Tudo volta ao contrato. Se o seu contrato diz CIF ou DAP, você paga os impostos. Se diz DDP, o fornecedor paga. (DDP é muito raro para peças em garantia).
- 2. Use um código de Garantia/Reparo: Muitos países possuem uma declaração alfandegária especial para itens de garantia ou reparo. Às vezes, você pode importá-los com uma alíquota de imposto reduzida.
- 3. Fale com seu despachante: Você (o comprador) deve falar com seu despachante aduaneiro sobre isso antes de a peça ser enviada. Você precisará de documentos do fornecedor (eu) declarando que este é um envio sem valor comercial (NCV) para fins de garantia.
- 4. Fatura Sem Valor Comercial: Nós (o fornecedor) devemos criar uma Fatura Comercial para a alfândega. Não podemos colocar 0 dólar. Colocaremos o valor real (ex: 1.500 dólares), mas adicionaremos uma declaração: SEM VALOR COMERCIAL. PEÇA DE REPOSIÇÃO FORNECIDA GRATUITAMENTE SOB GARANTIA. Isso diz à alfândega por que você não está nos pagando por isso, mas eles ainda podem cobrar impostos sobre o valor do item (1.500 dólares), a menos que você solicite uma isenção (veja o ponto 2).
Não seja pego por isso. Quando seu fornecedor concordar em enviar uma peça em garantia, faça esta pergunta exata: Qual valor você declarará na fatura e pode, por favor, marcá-la como reposição de garantia sem valor comercial? Então, ligue imediatamente para seu despachante aduaneiro.
Conclusão
Quando se trata de frete em garantia, clareza é tudo. Não assuma nada. Obtenha todos os detalhes sobre frete, culpa e impostos em seu contrato antes de assinar o pedido.
Notas de Rodapé
1. Explore os princípios da prática de negócios sustentáveis e sua viabilidade a longo prazo. ↩︎
2. Guia para requisitos de envio internacional para manuseio especial e documentação. ↩︎
3. Aprenda como calcular o sentido comercial de pagar por frete expedido versus tempo de inatividade da máquina. ↩︎
4. Estratégias para obter melhores tarifas de frete através de um parceiro logístico dedicado. ↩︎
5. Entendendo como pagamentos grandes e inesperados, como frete aéreo, impactam o fluxo de caixa de uma empresa. ↩︎
6. Explicação detalhada dos termos de envio essenciais para definir em um contrato de aquisição. ↩︎
7. Guia completo para Incoterms Delivered Duty Paid (DDP) para remessas de garantia e premium. ↩︎
8. Análise de causas comuns e definições de um defeito de fabricação em peças de máquinas pesadas. ↩︎
9. Padrões e requisitos de sistemas de controle de qualidade rigorosos, como ISO9001, na fabricação. ↩︎
10. Visão geral de impostos de importação globais, IVA e tarifas sobre mercadorias comerciais e peças de reposição. ↩︎