Um rolo essencial falha. Sua máquina está parada. Você registra um pedido de garantia, mas o fornecedor solicita que você pague o frete. É uma situação frustrante que vejo frequentemente.
Nos meus 20 anos na Dingtai, já vi de tudo. Geralmente, a garantia cobre a peça, mas não os custos de envio, a menos que o declaremos explicitamente no contrato. Você deve esperar pagar pelo frete a menos que seu fornecedor declare claramente o contrário.
Este "custo oculto" causa grandes disputas. Como gerente de compras, como David, você precisa de clareza antes de comprar. Vamos analisar as perguntas mais comuns que ouço de clientes sobre o frete de garantia, começando pelas mais urgentes.
Devo esperar que o fornecedor cubra o custo do frete aéreo para peças de reposição urgentes?
Sua escavadeira está parada, custando US$ 2.000 por dia. Você precisa dessa peça agora via frete aéreo. Mas quem paga essa conta enorme? Este é um grande problema para muitos compradores.
Pela minha experiência, quase nenhuma garantia padrão cobre frete acelerado (aéreo). Os fornecedores geralmente cobrem apenas frete padrão marítimo ou terrestre, se é que cobrem o envio. Se você precisar da peça rapidamente, é quase certo que pagará o custo extra.
O frete aéreo é extremamente caro para peças de material rodante (undercarriage parts) pesadas. Um fornecedor pode pagar US$ 200 por frete marítimo, mas US$ 2.000 por frete aéreo. Eles simplesmente não absorverão esse alto custo.
Eu tive um cliente nos EUA, "David", que enfrentou exatamente esse problema. A máquina dele estava ociosa e ele exigiu que enviássemos por frete aéreo uma roda motriz (drive sprocket) de reposição. Nossa política padrão, como a maioria na China, cobre o envio padrão se for um defeito de qualidade confirmado. Não cobre a urgência.
Tivemos que lhe dizer a dura verdade: podemos enviá-la por via marítima (o que leva 40 dias) sob os termos da garantia, ou você pode pagar o frete aéreo para recebê-la em 5 dias.
Ele ficou muito chateado. Valorizamos nosso relacionamento, então chegamos a um compromisso. Ele concordou em pagar a diferença entre o nosso custo de frete marítimo padrão e o custo do frete aéreo. Isso pareceu justo para ambas as partes.
Por Que os Fornecedores Resistem a Pagar pelo Frete Aéreo
Existem razões claras pelas quais fornecedores como eu resistimos a pagar pelo frete aéreo de emergência:
- Custo Alto: O custo do frete aéreo pode facilmente apagar toda a margem de lucro da venda original.
- Precedente Ruim: Se fizermos isso para um cliente, devemos fazer para todos. Torna-se uma prática comercial insustentável 1.
- Complexidade Logística: O frete aéreo para peças industriais pesadas e volumosas requer manuseio especial e documentação 2, o que é um serviço extra.
Suas Opções para Peças Urgentes
Quando sua máquina está parada, você tem algumas opções:
1. Pagar o custo total: Se o seu custo de paralisação for maior do que o frete aéreo, faz sentido comercial 3 simplesmente pagar por ele.
2. Negociar a diferença: Foi o que fiz com David. Peça ao fornecedor para cobrir o custo de envio "padrão" dele, e você paga o restante.
3. Use seu próprio despachante: Às vezes, seu próprio parceiro logístico pode conseguir uma taxa melhor 4 do que a do fornecedor.
Eu também alerto meus clientes sobre o reembolso. Alguns fornecedores podem dizer que vão "cobrir" isso, mas querem dizer que você paga adiantado, e eles o reembolsarão 30-60 dias depois. Isso pode realmente prejudicar seu fluxo de caixa (cash flow) 5. Sempre pergunte: "Vocês pagam a transportadora diretamente ou eu tenho que pagar e esperar pelo reembolso?"
Tabela 1: Frete Aéreo vs. Frete Marítimo (Exemplo de Custo)
| Característica | Frete Marítimo Padrão | Frete Aéreo Acelerado |
|---|---|---|
| Exemplo de Custo (Rolo de 100kg) | US$ 150 | US$ 1.200 |
| Tempo de Trânsito (China para EUA) | 30-45 Dias | 5-7 Dias |
| Quem Geralmente Paga (Garantia) | Fornecedor (se coberto) ou Comprador | Comprador (ou Comprador paga a diferença de US$ 1.050) |
| Melhor Para | Pedidos de estoque, reposições não urgentes | Emergência, situações de alto custo de paralisação |
Posso negociar este ponto e deixá-lo claramente declarado em nosso contrato de fornecimento?
Você está cansado de discutir sobre custos de envio depois que uma peça falha. Você se sente preso por termos de garantia vagos. Existe uma maneira simples de evitar essa briga todas as vezes.
Com certeza. Como fabricante, eu quero que você negocie isso. Você deve ter os termos de envio definidos 6 no Contrato de Compra (Purchase Agreement - PA) ou no contrato de fornecimento. Se não estiver por escrito, não existe. Isso protege a nós dois de disputas posteriores.
Esta é a coisa mais importante que você pode fazer. Um bom comprador como David Miller sabe que a fase do contrato é onde você ganha seu dinheiro e se salva de futuras dores de cabeça.
Lembro-me de um novo cliente da América do Sul. Enviamos as peças dele e uma corrente de esteira (track chain) estava com defeito. Ele me ligou, muito irritado, exigindo que pagássemos os US$ 1.000 do frete aéreo. Verifiquei nosso contrato. Dizia apenas que iríamos "fornecer uma peça de reposição". Não dizia nada sobre o frete.
Discutimos por uma semana. Finalmente concordamos em dividir o custo 50/50, apenas para manter o relacionamento. Mas aprendi uma lição: agora insisto que esclareçamos isso com todos os novos clientes.
Termos Chave de Envio a Definir em Seu Contrato
Ao redigir o acordo, seja específico.
- 1. Responsabilidade pelo Frete (Entrada): Quem paga para enviar a peça defeituosa de volta à fábrica para inspeção? (Muitas vezes, este é o custo do comprador).
- 2. Responsabilidade pelo Frete (Saída): Quem paga para enviar a nova peça de reposição para você?
- 3. Método de Envio: A garantia cobre apenas "frete terrestre/marítimo padrão"? Se sim, declare claramente que "custos de frete acelerado ou aéreo são de responsabilidade do comprador".
- 4. Localização (Incoterms): Esta é uma grande armadilha. "Frete grátis" significa FOB (Free on Board) Xangai, onde o fornecedor paga apenas para levá-lo ao porto chinês? Ou significa DAP (Delivered at Place), onde eles pagam para que chegue ao seu armazém (mas você paga as taxas alfandegárias)?
Eu tive um cliente que confundiu CIF (Cost, Insurance, Freight) com DDP. Ele ficou chocado quando recebeu uma conta de impostos alfandegários e transporte terrestre. Ele disse: "Mas você disse que pagaria o frete!" Eu tive que explicar que CIF cobre apenas o frete até o porto do país dele. Ele teve que pagar por tudo depois disso.
Nem Todos os Fornecedores São Iguais
As políticas variam amplamente. Eu vi algumas grandes marcas oferecerem frete de garantia DDP (Delivered Duty Paid) 7 para seus melhores distribuidores. Faz parte do preço premium deles. Mas outras fábricas cobrirão apenas o frete doméstico (por exemplo, até o porto na China). Como comprador internacional, essa política é inútil para você. Você deve perguntar: "Qual é a sua política para o frete de garantia internacional?"
Tabela 2: Incoterms Comuns para Peças em Garantia
| Incoterm | O Fornecedor Paga Por | O Comprador Paga Por | Minha Nota (Linda) |
|---|---|---|---|
| EXW (Ex Works) | Nada. A peça está na porta da fábrica. | Todo o frete, alfândega e risco. | Nunca aceite isso para garantia. |
| FOB (Free on Board) | Levar a peça ao porto de origem (ex: Xangai). | Frete marítimo, seguro, alfândega, transporte terrestre. | Muito comum, mas você ainda paga muito. |
| CIF (Cost, Ins., Freight) | FOB + Frete marítimo e seguro. | Taxas alfandegárias, taxas portuárias, transporte terrestre. | Esta é a armadilha do "custo oculto". |
| DAP (Delivered at Place) | Envio para o seu endereço. | Todas as taxas e impostos alfandegários. | Isso é muito melhor. |
| DDP (Delivered Duty Paid) | Tudo. A peça chega à sua porta. | Nada. | Este é o melhor para você, mas raro. |
Importa quem foi o culpado pela falha da peça original?
Seu rolo transportador (track roller) rachou. O fornecedor diz que seu operador abusou da máquina, e a garantia é anulada. Você está com a conta. Como provar que foi culpa deles?
Sim, a culpa é tudo. Se a falha for devido a um defeito de fabricação 8, nossa garantia cobre. Mas se for devido à instalação inadequada, má manutenção ou abuso, a garantia é anulada. Essa distinção determina quem paga pela peça e pelo frete.
Esta é a disputa mais comum e difícil em nosso negócio. Como fabricante, nós (Dingtai) temos controle de qualidade rigoroso 9 (ISO9001, 100% de inspeção). Apoiamos nossos produtos. Mas também sabemos que peças de material rodante (undercarriage parts) vivem em um ambiente brutal.
Eu tive um caso que nunca esquecerei. Um cliente de mineração na Austrália disse que nossos roletes (rollers) estavam falhando precocemente. Ele exigiu 20 roletes novos mais frete aéreo. Ele estava furioso. Nossos engenheiros pediram fotos. Vimos que os roletes estavam cobertos de concreto seco e lama. As vedações falharam porque o material abrasivo não estava sendo limpo.
Como Determinamos a Culpa (O Processo de Inspeção)
Quando você reivindica um defeito, nós (o fornecedor) quase sempre pediremos:
1. Fotos Claras: Precisamos ver o ponto de falha, o número da peça e as peças circundantes.
2. Condições Operacionais: Que material a máquina está cavando? Qual é o ambiente (lama, rocha, areia)?
3. Registros de Manutenção: Quando o material rodante (undercarriage) foi limpo ou inspecionado pela última vez?
4. Devolução da Peça: Para reivindicações sérias, solicitaremos que você envie a peça de volta ao nosso laboratório na China (muitas vezes à sua custa inicial) para uma análise metalúrgica completa.
Meu cliente na Austrália insistiu que era nossa qualidade. Eu insisti que era a manutenção dele. Estávamos presos. Ele disse: "Não vou pagar para enviar 20 roletes quebrados para a China apenas para vocês me culparem!"
Sugeri um compromisso: "Obtenha um laboratório de testes local e independente para analisar a falha." Ele o fez. O relatório do laboratório voltou: "Falha na vedação devido ao empacotamento extremo de material abrasivo." Isso provou que era um problema operacional, não um defeito de fabricação. A reivindicação de garantia foi negada. Ele não ficou feliz, mas respeitou o fato de termos usado um terceiro para provar isso.
Às vezes, a "falha" é pequena, mas a peça é grande. Já vi fornecedores que substituem um parafuso pequeno e pagam o frete aéreo porque é barato. Mas quando uma sapata de esteira (track shoe) de 300kg falha, eles lutam muito, porque o custo de envio é enorme. Isso não é justo, mas acontece. Um defeito deve ser um defeito, independentemente do tamanho.
Razões Comuns Pelas Quais uma Reivindicação de Garantia é Negada
- Instalação Inadequada: Uso de ferramentas erradas, torque incorreto.
- Falta de Manutenção: Não limpar as esteiras, não verificar a tensão.
- Aplicação Incorreta: Usar uma máquina padrão em uma pedreira de rocha para serviço extremo.
- Acidente ou Abuso: Erro do operador, atingir obstáculos.
Tabela 3: A Culpa Determina a Responsabilidade
| Cenário | Quem é o Culpado? | Quem Paga pela Peça? | Quem Paga pelo Frete? |
|---|---|---|---|
| Defeito de Fabricação | Fornecedor (Dingtai) | Fornecedor | Conforme contrato (Negociável) |
| Erro de Instalação | Comprador / Mecânico | Comprador | Comprador |
| Manutenção Inadequada | Comprador / Operador | Comprador | Comprador |
| Dano de Envio | Transportadora | Transportadora (Seguro) | Transportadora (Seguro) |
E quanto aos impostos e taxas alfandegárias para a peça de reposição?
Sua peça de reposição "gratuita" chega. Então você recebe uma conta da alfândega por 25% de impostos e taxas. Esta é uma surpresa desagradável que muitos compradores, mesmo os experientes, se esquecem de perguntar.
A menos que você tenha negociado um termo DDP (Delivered Duty Paid), você (o comprador) é quase sempre responsável por todos os impostos e taxas de importação. Como fornecedor, não posso controlar ou pagar os impostos locais do seu país. Este custo é separado do "frete".
Esta é a armadilha da "última milha". Eu vi isso acontecer tantas vezes. Concordamos em enviar uma peça em garantia. Pagamos por CIF (Cost, Insurance, Freight) para o porto de Los Angeles. Nossa parte do acordo está feita.
Então recebo um telefonema irritado do cliente. "Linda, as peças estão presas no porto! A DHL está pedindo US$ 500 em taxas de importação!"
Tenho que explicar gentilmente que frete (o que eu paguei) e taxas alfandegárias (o que o governo dele cobra) são duas coisas diferentes. Impostos de importação, IVA ou tarifas 10 são definidos pelo país do comprador. Nós, como exportadores chineses, não temos como pagar legalmente.
Como Lidar com Importações de Peças em Garantia
Você não está desamparado. Veja como lidar com essa situação corretamente.
- 1. Verifique seu Incoterm: Tudo volta para o contrato. Se o seu contrato diz CIF ou DAP, você paga as taxas. Se diz DDP, o fornecedor paga. (DDP é muito raro para peças em garantia).
- 2. Use um Código de "Garantia/Reparo": Muitos países têm uma declaração alfandegária especial para itens de garantia ou reparo. Às vezes, você pode importá-los com uma taxa de 0%.
- 3. Fale com seu Despachante: Você (o comprador) deve falar com seu despachante alfandegário sobre isso antes que a peça seja enviada. Você precisará de documentação do fornecedor (eu) declarando que este é um envio de "Valor Não Comercial (VNC)" para fins de garantia.
- 4. Fatura de "Valor Não Comercial": Nós (o fornecedor) devemos criar uma Fatura Comercial para a alfândega. Não podemos colocar US$ 0. Colocaremos o valor real (ex: "US$ 1.500"), mas adicionaremos uma declaração: "VALOR NÃO COMERCIAL. PEÇA DE REPOSIÇÃO FORNECIDA GRATUITAMENTE SOB GARANTIA." Isso informa à alfândega por que você não está nos pagando por ela, mas eles ainda cobrarão as taxas sobre o valor do item (US$ 1.500), a menos que você solicite uma isenção (veja o ponto 2).
Não seja pego por isso. Quando seu fornecedor concordar em enviar uma peça em garantia, faça esta exata pergunta: "Que valor vocês declararão na fatura, e vocês podem, por favor, marcá-la como 'reposição em garantia de valor não comercial'?" Em seguida, ligue imediatamente para seu despachante alfandegário.
Conclusão
Quando se trata de frete de garantia, clareza é tudo. Não presuma nada. Coloque todos os detalhes sobre frete, culpa e impostos em seu contrato antes de assinar o pedido.
Notas de Rodapé
1. Explore os princípios da prática comercial sustentável e sua viabilidade a longo prazo. ↩︎
2. Guia para requisitos de envio internacional para manuseio especial e documentação. ↩︎
3. Aprenda a calcular o sentido comercial de pagar por frete acelerado versus paralisação da máquina. ↩︎
4. Estratégias para obter melhores taxas de envio por meio de um parceiro logístico dedicado. ↩︎
5. Entenda como grandes pagamentos inesperados, como frete aéreo, afetam o fluxo de caixa de uma empresa. ↩︎
6. Explicação detalhada dos termos de envio essenciais a serem definidos em um contrato de aquisição. ↩︎
7. Guia abrangente para Incoterms Delivered Duty Paid (DDP) para remessas de garantia e premium. ↩︎
8. Análise das causas e definições comuns de um defeito de fabricação em peças de máquinas pesadas. ↩︎
9. Padrões e requisitos de sistemas de controle de qualidade rigorosos como ISO9001 na fabricação. ↩︎
10. Visão geral dos impostos de importação, IVA e tarifas globais sobre bens comerciais e peças de reposição. ↩︎